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O iPortalDoc é um Sistema de Gestão Documental e Workflow que se integra na rede de qualquer instituição e empresa, tornando o acesso e partilha de informação mais rápido ao longo de toda a empresa.
Solicite já uma demonstração para:
telefone: 223773140
fax: 223720668
email: comercial@siscad.pt
www.iportaldoc.com |
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| Gestão Documental
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Um Sistema de Gestão Documental e Workflow é um sistema integrado que permite auxiliar as organizações a combater muitos dos problemas com que se debatem actualmente:
- Desorganização da informação.
- Rentabilização do conhecimento gerado.
- Insuficiente aproveitamento dos recursos.
- Baixa produtividade, desempenho e eficácia nas diferentes áreas operacionais.
- Fraco atendimento ao cliente.
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| Principais Características
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Facilidade de utilização
A utilização do iPortalDoc não implica instalação de nenhum software nas estações de trabalho, bastando que as ferramentas mais comuns da Intranet estejam disponíveis: navegador Web (browser tipo Internet Explorer), leitor de correio electrónico (mailer tipo Outlook), e um gestor de ficheiros (file manager tipo Explorador do Windows). O iPortalDoc praticamente dispensa formação, uma vez que estas aplicações são de conhecimento da maioria dos seus utilizadores. A ser necessária, esta mesma formação será dirigida para temáticas mais importantes para as organizações, como sejam a classificação dos documentos, criação dos fluxos documentais, produção de modelos e documentos, etc.
Integrado no ambiente de trabalho dos utilizadores
Atingindo este nível de integração, o iPortalDoc, constitui-se como a primeira solução integrada onde cartas, faxes, mensagens de correio electrónico e documentos de todos os tipos (Word, Excel, PowerPoint, PDF, DWG, etc) passam a estar todos disponíveis e relacionados entre eles, num mesmo suporte ou serviço. A gestão documental encarada como um serviço, tal como o correio electrónico, passa a ser utilizado na Intranet, Extranet (via VPN) e Internet.
Redução do Paperware e controlo de processos com utilização de Workflows
São cada vez mais evidentes as razões tecnológicas e organizacionais que estimulam a introdução e gestão electrónica de documentos e a reformulação de processos de trabalho.
A redução drástica do Paperware, através da digitalização de documentos e a crescente sofisticação e complexidade de documentos provenientes de origens diferenciadas (texto, folhas de cálculo, e-mail, multimédia), são as razões pelas quais se exigem redes informáticas que garantam o controlo dos fluxos documentais.
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| Funcionalidades
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O iPortalDoc apresenta as seguintes funcionalidades:
- Arquivo de documentos numa hierarquia de gestão documental que é configurável de acordo com os requisitos de cada instituição;
- Associação de documentos e de mensagens de correio electrónico a documentos;
- Gestão flexível de fluxos documentais de acordo com as regras de Qualidade e ajustável para cada função na instituição, com a utilização de workflows;
- Acesso, permissões e perfis de utilização configuráveis para os utilizadores do iPortalDoc na hierarquia de gestão a definir pela instituição;
- Calendário de eventos (reuniões, visitas, etc.) e agenda de contactos integrados com o sistema;
- Motor de busca de documentos de fácil utilização e equipado com filtros adequados a uma procura rápida de documentos;
- Não necessita de software específico nas estações de trabalho clientes do iPortalDoc, sendo suficiente um navegador WEB (browser), leitor de correio electrónico, e gestor de ficheiros;
- Classificação de documentos, permitindo uma fácil pesquisa e acesso à informação;
- Possibilidade de ligar o mesmo documento a vários pontos da hierarquia documental, sem criar cópias do documento;
- Numeração sequencial dos documentos;
- Formas de inserção dos documentos:
- Criação dos documentos no próprio sistema;
- Inserção de documentos, já em formato electrónico;
- Digitalização de documentos em papel.
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| Controlo Documental
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O controlo documental passa a ser um processo muito intuitivo a partir do momento em que é permitido associar a cada documento um fluxo (workflow), desde que estes sejam devidamente concebidos.
O controlo documental é gerido pela associação de um fluxo a todos os documentos, com estados/acções que o implementam.
No âmbito do controlo documental o iPortalDoc possui diversas características que constituem um valor acrescentado:
- Gerir várias revisões de um documento criado electronicamente no gestor ou com aplicações da estação de trabalho;
- Bloqueio de documentos através de estados de um fluxo onde a actualização do documento está interdita, ou só é possível para um determinado utilizador/grupo;
- Possibilidade de definir templates cuja edição das partes do documento estejam dependentes do fluxo do documento;
- Possibilidade de definir templates que relacionem conteúdos de documentos associados;
- Historial da actividade sobre um documento, através do registo das acções e estados do fluxo associado a um documento, já que todos os documentos tem sempre um fluxo.
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| Segurança
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Como serviço de rede de comunicações que é, o iPortalDoc disponibiliza o mesmo tipo de segurança que existe para os utilizadores da Intranet, sejam os parâmetros de segurança definidos directamente na IPBrick, ou que a IPBrick recorra ao servidor de Active Directory existente na rede.
Ao nível da gestão documental, a segurança está associada aos perfis de utilizadores definidos pelo gestor, aos estados do fluxo e aos utilizadores associados ao fluxo.
Por exemplo, enquanto o fluxo não termina, só os utilizadores que participam no fluxo é que têm acesso ao documento, de acordo com o perfil e acções que podem executar no documento. Esta visão da segurança avançada tem portanto três níveis:
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Segurança de rede (autenticação de acessos através de qualquer interface de comunicações);
- Perfil de utilização no gestor (gestão dos acessos aos documentos);
- Presença no fluxo e acções disponíveis (controlo das acções a executar sobre os documentos).
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| Arquitectura
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Quanto à arquitectura do sistema, o iPortalDoc é composto por um SGBD (Sistema de Gestão de Base de Dados) para a sua Base de Dados de suporte e por um sistema de ficheiros para armazenar os documentos.
Relativamente aos serviços, o iPortalDoc é suportado por uma netbox que permite que aquele trabalhe integrado com serviços típicos da Intranet. Assim, a netbox, que é a IPBrick, disponibiliza os seguintes serviços:
- um servidor WEB de alto desempenho (HTTP);
- um servidor de correio electrónico próprio (SMTP/POP/IMAP);
- um servidor de ficheiros (SMB);
- um servidor de informação e gestão de domínios Windows (LDAP).
Está ainda coordenado com os serviços de gestão de nomes lógicos (DNS) e atribuição de endereços IP às estações de trabalho (DHCP).
O sistema operativo de suporte ao iPortalDoc e IPBrick é o Linux Debian, 100% compatível com estações de trabalho de todos os tipos de Windows da Microsoft, Apple da Macintosh ou mesmo UNIX.
Requisitos de Hardware
Devido ao elevado desempenho do sistema operativo de suporte, a plataforma de hardware para o conjunto iPortalDoc e IPBrick não exige requisitos especiais, sendo possível adoptar plataformas de hardware de baixo ou médio custo.
Sugere-se então, uma máquina com caixa de rack para instalar em bastidores de rede a fornecer. Em alternativa pode-se instalar o iPortalDoc e a IPBrick num servidor que a instituição possua e queira recuperar.
Backup
Em termos de backup dos dados, pode-se configurar o hardware para uma das seguintes situações:
- Sistema de backup próprio com capacidade adequada à quantidade de documentos a armazenar;
- Utilização de sistema de backup externo disponível num servidor existente na instituição;
- Sistema de backup próprio com capacidade adequada à quantidade de documentos a armazenar e à quantidade de dados externos que também podem ser armazenado neste servidor.
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| iPortalDoc Distribuído
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A versão distribuída do iPortalDoc é um serviço de gestão documental adequado a instituições com filiais que em cada local necessitam de um rápido acesso aos documentos de forma global.
Esta solução foi desenvolvida a pensar na optimização da utilização da largura de banda, cujos custos são importantes para uma organização, sendo este um bem cada vez mais precioso.
Para melhor se explicar a solução do iPortalDoc distribuído, sugere-se como exemplo uma instituição que está sedeada no Porto e tem mais duas filiais, uma em Lisboa e outra em Coimbra. A sede e filiais têm cada uma, um servidor de gestão documental. O iPortalDoc é composto por dois componentes de base no que diz respeito ao seu funcionamento distribuído:
- A base de dados (onde é guardada a informação dos documentos);
- O armazém (onde são guardados os documentos ou ficheiros).
Base de dados
Quando um utilizador insere um documento no Porto as bases de dados dos três sistemas de gestão de documentação são de imediato actualizadas, porque o tráfego necessário para o efeito é muito baixo. Assim, no mesmo instante um utilizador independentemente da Intranet onde se encontra (Porto, Lisboa ou Coimbra) passa a ter acesso ao documento bem como toda a informação associada a este.
Armazém
O documento é inserido no armazém local. Se o utilizador insere o documento no Porto o documento fica guardado unicamente no armazém do Porto. Isto permite que as comunicações entre filiais não fiquem saturadas com uma elevada cadência de introdução de documentos nas várias Intranets. Sempre que um utilizador de Lisboa consulta um documento que ainda se encontra só no armazém do Porto (noutra Intranet) o sistema de gestão de documentação detecta que esse documento não esta no armazém local de Lisboa e actualiza o armazém. Todos os utilizadores que daí em diante consultem esse documento, consultam-no a partir do armazém local.
Sincronização
O sistema está preparado para pelo menos uma vez por dia sincronizar os armazéns, para que todos os documentos introduzidos durante o dia em cada Intranet sejam actualizados em todas. Esta sincronização é feita a uma hora onde exista pouco tráfego ou nenhum de preferência. Normalmente esta sincronização é efectuada durante a noite.
Como resultado, todos os documentos da hierarquia de gestão documental distribuída estão sempre disponíveis, só são transmitidos uma vez através da rede de comunicações de interligação das dependências de uma instituição. Consegue-se assim um sistema distribuído em que a grande maioria dos acessos ao serviço de gestão documental são locais não sacrificando a largura de banda, nem exigindo o seu aumento para disponibilizar a gestão documental através de todos os locais de uma instituição com dependências separadas geograficamente. | | topo↑ |
| Algumas referências iPortalDoc
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- Academia Postal (Espanha)
- A Oficina
- Arq2525
- Águas do Ave
- Águas do Cávado
- Águas do Douro e Paiva
- Águas de Trás-os-Montes e Alto Douro
- Câmara Municipal de Resende
- Câmara Municipal de St. Tirso
- GEG - Gabinete de Estruturas e Geotécnica
- Efacec
- Torrestir
- Hospital Geral de Santo António
- Governo Civil do Porto
- Lanidor
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